Obowiązki sekretarza w organizacji

Wydajność każdej organizacji zależy od wysiłków włożonych przez sekretarzy. Obowiązki sekretarza obejmują wykonywanie ogólnych podstawowych, organizacyjnych i regularnych obowiązków biurowych dla firmy, poszczególnych działów i kierownictwa. Pomagają w zarządzaniu e-front office, a także załatwianiu spraw administracyjnych. Obowiązki sekretarza najczęściej pozostają niezauważone przez opinię publiczną. Odgrywają jednak kluczową rolę w organizowaniu i utrzymywaniu organizacji na właściwym torze

Podejmujemy misję, aby pokazać znaczenie sekretarek w sprawnym prowadzeniu organizacji i realizacji innych zadań organizacyjnych. Niektóre z odgrywanych ról są przez wielu nieznane. Ich role sięgają dalej niż robienie notatek i odbieranie telefonów. Zawód przeszedł długą drogę, stając się niezbędnym dla wszystkich operacji do podejmowania decyzji w organizacji.

Obowiązki sekretarza

Praca sekretarza różni się w zależności od dziedziny. Pełnią jednak podobne obowiązki z zakresu medycznego, prawnego po sekretarki firmowe. Umiejętności wysoce kompetentnych sekretarek są bardzo poszukiwane w obecnej branży. Często jest wypełniony napiętymi harmonogramami pracy i napiętymi terminami.

Przeczytaj także

Strajk pracowników kostnicy w Ghanie - Powody i najnowsze wiadomości

Przykłady tytułów pracy sekretarki

• Sekretarz
• sekretarz prawny
• Sekretarz wykonawczy
• Sekretarz (w niepełnym wymiarze godzin)
• Recepcjonista

Jakie są obowiązki sekretarskie?

Wiele osób często myli rolę sekretarki z osobistym asystentem. Teoretycznie jednak role asystenta osobistego różnią się od roli sekretarza. Sekretarka wymaga dużych umiejętności i kompetencji, w przeciwieństwie do osobistego asystenta. Sekretarka wykonuje złożone zadania, które wpływają na podstawową działalność organizacji.

Obowiązki sekretarza biura różnią się w zależności od branży lub pracodawcy. Zawód jednak łączy się ze sobą ze względu na podobieństwa w środowisku pracy. Sekretarki w różnych miejscach pracy wykonują te same obowiązki i odpowiedzialność. Wpływa to na działalność organizacji. Oto niektóre standardowe i podstawowe obowiązki, które są wykonywane przez sekretarki w różnych środowiskach pracy:

1. Przyjęcie

W przypadku stanowisk biurowych do obowiązków sekretarzy należy pomoc nowym pracownikom i gościom w odnalezieniu się w organizacji. Niektóre z typowych ról obejmują kierowanie zwiedzających do odpowiednich działów i urzędów. Również pierwszego dnia pokazują nowym pracownikom ich stanowiska pracy. Generalnie projektują ogólny wizerunek firmy poprzez oferowanie światowej klasy i profesjonalnego przyjęcia gości odwiedzających biuro.

Przeczytaj także

Różnica między przywództwem a zarządzaniem

2. Składanie

Kolejną podstawową rolą sekretarek jest zarządzanie aktami klientów i pracowników. Przechowują również wyprodukowane rekordy, które mają kluczowe znaczenie dla przyszłego wykorzystania. Na przykładzie środowiska szpitalnego rolą sekretarek jest sporządzenie akt pacjenta podczas wizyty u pielęgniarki lub lekarza. Przechowują je również po zakończeniu spotkania. Umieszczają pliki w kolejności alfabetycznej i korzystają z najnowszego i najprostszego systemu archiwizacji w celu łatwego przechowywania i szybkiego wyszukiwania.

3. Korespondencja

Jeśli chodzi o otoczenie biurowe, sekretarki często prowadzą kontakt telefoniczny przychodzący i wychodzący oraz korespondencję pocztową. Odbierają telefony od klientów, klientów, partnerów biznesowych. Pomagają również w rozwiązywaniu zapytań zgłoszonych przez klientów lub przekazują klientów w celu uzyskania dalszych wskazówek do odpowiedniego działu. Działają również poprzez wykonywanie połączeń telefonicznych w imieniu kierownictwa podczas przekazywania informacji klientom.

Umawiają się na spotkania i przeprowadzają dalsze zapytania. Robienie notatek jest podstawową umiejętnością sekretarek, zwłaszcza menedżerów. Przygotowują również notatki lub listy oraz screening e-maili. Protokoły spisują także podczas oficjalnych spotkań.

4. Zarządzanie dokumentami

Dokumenty mają kluczowe znaczenie dla organizacji, a zarządzanie nimi jest wyłączną odpowiedzialnością sekretarza. Dzieje się to poprzez kopiowanie dokumentów do wysyłki lub dystrybucji wewnętrznej. Dokumenty należy również przesłać faksem z firmy do klientów, potencjalnych partnerów biznesowych lub klientów. Odbierają również przychodzące faksy, gdy są kierowani do odpowiedniego działu.

Dystrybuują również dokumenty do pracowników i klientów za pośrednictwem różnych formularzy, takich jak e-mail, Excel, Word i arkusze kalkulacyjne. Sekretarki sprawdzają również i redagują e-maile przed wysłaniem ich do odpowiednich kanałów.

5. Ogólne zadania biurowe

Jeśli chodzi o małe biura, role sekretarki mogą być zróżnicowane i obejmować wykonywanie rutynowych zadań urzędniczych i inne związane z nimi sprawy, które wspomagają pracę innych. Obejmuje to pracę polegającą na planowaniu i przenoszeniu terminów, które początkowo zostały odwołane. Obejmuje również zamawianie materiałów biurowych, sporządzanie notatek i przygotowywanie poczęstunku dla zwiedzających.

6. Wsparcie

Istotną rolą sekretarza jest udzielanie wsparcia menedżerowi lub menedżerom w różnych działach w organizacji. Chociaż stacje robocze mogą się różnić, inne są skomplikowane lub zajęte, aby przydzielić każdemu zespołowi zarządzającemu osobistą sekretarkę. Inne miejsca pracy wyznaczają jednego sekretarza do obsługi niektórych menedżerów wyższego szczebla, przy czym tylko dyrektor generalny z osobistą sekretarką.

7. Wykonywanie codziennych zadań

Niektóre z podobnych zadań, które wykonują sekretarki, dotyczą zarządzania informacjami. Sekretarka zarządza ewidencją papierową i elektroniczną. Zajmują się również przesyłaniem poczty i obsługują wiele urządzeń biurowych, takich jak drukarki, faksy, komputery i sprzęt do wideokonferencji. Na innych stanowiskach sekretarki zajmują się dyktando oraz tworzeniem raportów i listów.

Inni również poprawiają wstępne wersje robocze, które zostały napisane przez menedżerów. Sekretarki muszą posiadać doskonałe i celne umiejętności gramatyczne i ortograficzne. Muszą również pisać szybko i dokładnie oraz umiejętnie, jeśli chodzi o obsługę klienta. Muszą posiadać wiedzę techniczną dotyczącą obsługi różnych programów komputerowych, w tym baz danych, arkuszy kalkulacyjnych i grafiki.

Przeczytaj także

Ghana Institute of Freight Forwarders kursy, lokalizacja i kontakty

Obowiązki i odpowiedzialność sekretarza

Od sekretarza oczekuje się wykonywania następujących obowiązków;

Przed posiedzeniami komisji

• Przydzielenie sali, w której ma się odbyć spotkanie
• Spotkanie z przewodniczącym i uzgodnienie ogólnego porządku obrad
• Wysłanie do członków komisji zawiadomienia o miejscu i czasie planowanego posiedzenia oraz uzgodnionym porządku obrad.
• Przygotowanie wszystkich referatów dotyczących spotkania przynajmniej na tydzień przed spotkaniem. Dokumenty powinny również zawierać korespondencję z ostatniego spotkania oraz protokół będący zapisem poprzedniego spotkania.

Podczas posiedzeń komisji

• Robienie notatek osobom obecnym na spotkaniu. Również zwracając uwagę na osoby, które nie są obecne, ale wcześniej przesłały przeprosiny.
• Rozprowadzanie i odczytywanie protokołów z ostatniego spotkania, zadając pytania dotyczące protokołu i zmieniając protokół w razie potrzeby.
• Notowanie tego, co mówią uczestnicy spotkania, informując o podjętych natychmiastowych działaniach. Odnotowując również decyzje podjęte przez komisję.
• Zgłaszanie do komisji wszelkich listów napisanych przez sekretarza i wszelkich otrzymanych odpowiedzi w celu podjęcia natychmiastowych działań.

Przeczytaj także

Kontakty i biura Komisji Wyborczej Ghany

Po posiedzeniach komisji

• Spisanie formalnego protokołu z notatek uchwyconych podczas posiedzenia na czas przed wydaniem sprawy na następne posiedzenie komisji
• Pisanie i wysyłanie wszelkich pism, o których rozpatrzenie zwróciła się wcześniej komisja.

Pozostaje wyłączną odpowiedzialność sekretarza za prowadzenie najnowszych zapisów dotyczących następujących rzeczy;

• Nazwiska, oficjalne adresy i numery telefonów członków komisji
• Nazwiska i adresy członków stowarzyszenia gminy
• Spotkania, w których uczestniczyli powiązani członkowie społeczności
• Ważny kontakt odpowiednich urzędników.

Jakie są obowiązki sekretarskie specyficzne dla stanowiska?

Poszczególnym sekretarzom w różnych branżach przypisuje się różne obowiązki. Oto konkretne obowiązki sekretarek, które pasują do opisu stanowiska.

Ogólne obowiązki sekretarza

• Zapewnienie, że posiedzenia komisji są odpowiednio zarządzane dla członków,
• Zapewnienie, że inne spotkania, takie jak ZWZ i wydarzenia, są również odpowiednio zarządzane.
• Prowadzenie ewidencji członkostwa w celu dopasowania do obecnego systemu
• Monitorowanie działań członków społeczności podejmowanych podczas spotkań.

Przeczytaj także

Służba krajowa Ghany: dodatek i wynagrodzenie 2020

Szczegółowe obowiązki sekretarza

• Planowanie i przygotowywanie posiedzeń komitetów i ZWZ z innymi oraz odpowiednie ich przydzielanie. Obejmuje to planowanie dat spotkań, wysyłanie powiadomień o spotkaniu, rezerwowanie sal, protokoły i inne istotne dokumenty. W porozumieniu z przewodniczącym przygotowywanie porządku obrad posiedzeń końcowych.
• Zapewnienie kolejnej minuty na posiedzenia komisji. Zwłaszcza jeśli chodzi o spotkania zamknięte.
• Dokładne rejestrowanie decyzji i działań w protokołach oraz sprawozdaniach z nadchodzących posiedzeń komisji i postępów prac wraz z wynikami i decyzjami sformułowanymi podczas posiedzeń.
• Prowadzenie dokładnych i precyzyjnych aktualnych ewidencji członkostwa. Ponadto wydawanie przedłużeń zawiadomień oraz ewidencjonowanie składek członkowskich w porozumieniu ze skarbnikiem.
• Zajmowanie się korespondencją poprzez pisanie listów i e-maili, które zostały uzgodnione podczas posiedzeń komisji. Również podsumowanie korespondencji i e-maili, które nadeszły na kolejne spotkanie oraz sporządzenie odpowiednich odpowiedzi.
• Planowanie wszelkich powiązanych raportów, które należy wykonać. Obejmuje to roczny raport dla członków stowarzyszenia społeczności.

Przeczytaj także

Wyjaśnienie promocji Ghana Education Service

Całkowite obowiązki

• Zapewnienie przestrzegania wymogów Company House.
• Upewnienie się, że spotkania komitetu są administrowane i odpowiednio rejestrowane.
• Lista dyrektorów domu firm musi również zostać zaktualizowana do aktualnego stanu
• Upewnienie się, że ZWZ i NWZ są odpowiednio obserwowane i rejestrowane
• Aktualizowanie ewidencji członkostwa
• Zapewnienie zgodności rocznych zwrotów z organami regulacyjnymi we właściwym formacie.

Istnieje wiele możliwości pracy dla sekretarek w różnych sektorach gospodarki. Niektórzy z największych pracodawców sekretarek należą do następujących sektorów;

• Pomoc społeczna
• Opieka zdrowotna
• Edukacja
• Profesjonalne stanowiska pracy
• Organizacje religijne
• Rząd i społeczeństwa obywatelskie
• Usługi naukowe i techniczne

Umiejętności i podstawowe kompetencje sekretarek

1. Zaangażowanie w rozwój zawodowy

Sekretarki muszą zrozumieć, że zawód, który stale się rozwija i dlatego muszą stale aktualizować swoje umiejętności. Pracodawcy polegają na nich, aby poprzez swoje umiejętności stale poprawiać wydajność biurową miejsca pracy. Sekretarki mogą zaimponować pracodawcom wydłużając ich szkolenie i szukając innych możliwości wzbogacenia ich obecnych umiejętności. Dzięki temu rozwijają się ich wartości zawodowe, które są powiązane z umiejętnościami zawartymi w ich CV.

Przeczytaj także

Formularz raportu miesięcznego KSW za dyżur 2018

2. Doskonałe umiejętności komunikacyjne

Większość czasu spędzają sekretarki na telefonach, mailach, raportach, listach oraz w recepcji. Oznacza to wykorzystanie pierwszego wrażenia na zebraniu idei i wartości całej organizacji. Dalszy rozwój biznesu zależy od tego, jak traktowani są klienci, partnerzy i klienci. Sekretarki powinny słuchać klientów, postępować zgodnie ze wskazówkami i zgłaszać informacje zwrotne. Musi być stres związany z umiejętnościami komunikacji werbalnej i organizacyjnej, które odróżniają Cię od innych kandydatów.

3. Otwartość na pracę zespołową

Sekretarze powinni być otwarci na pracę zespołową z innymi działami, aby zapewnić osiągnięcie celów organizacji. Oznacza to, że należy stosować innowację, współpracę i ciężką pracę. Powinni podejmować inicjatywy mające na celu poprawę efektywności miejsca pracy.

PRZECZYTAJ TAKŻE : Zidentyfikowano trzech kolejnych top managerów stojących za Menzgoldem

Przeczytaj także

Wskazówki dotyczące pobierania formularza oceny NSS 2018

Sekretarki oprócz powyższych umiejętności muszą również posiadać umiejętności interpersonalne, wielozadaniowość i dbałość o szczegóły. Ponieważ jest to dość stresująca praca, powinni również posiadać umiejętności radzenia sobie ze stresem z powodu znacznego wkładu pracy. Obowiązki sekretarza mogą rozciągać się i różnić od różnych branż. Wartość sekretarek stale rośnie, co stwarza więcej możliwości.

Jeśli jesteś podekscytowany perspektywą pracy w recepcji, przygotuj się na zwiększenie wpływu na działalność organizacji. Upewnij się również, że poznałeś obowiązki sekretarza w organizacji. Aby odróżnić się od reszty sekretarek, konieczne jest podniesienie kwalifikacji. Aby zdobyć więcej umiejętności i kompetencji w zawodzie sekretarki, zachęcamy do zapisania się na różne kursy Administracja i Sekretariat.

PRZECZYTAJ TAKŻE:

• Nana Addo mianuje sekretarza wykonawczego podczas kluczowej konferencji prasowej
• Lista firm meblarskich w Ghanie 2018